La Gema #8 by Claudia

Cómo utilizar Google Docs para realizar el seguimiento de un proyecto, aprovechando al máximo sus funciones.

La Gema #8 nos llega hoy de la mano de Claudia Buenahora, nuestra lider del GEG Colonia del Sacramento, Uruguay.

¿Por qué usar Google Docs para el seguimiento de proyectos?

• Accesibilidad: Disponible en cualquier dispositivo con conexión a Internet.

• Colaboración en tiempo real: Permite que todos los miembros del equipo trabajen simultáneamente.

• Historial de versiones: Facilita el seguimiento de los cambios y la recuperación de versiones anteriores.

• Integración con otras herramientas de Google: Se conecta fácilmente con Google Drive, Calendar, etc.

Pasos para configurar tu documento de seguimiento de proyectos:

• Abre Google Docs y crea un nuevo documento.
  https://docs.google.com/

• Asigna un título claro: Nombra el documento de forma que identifique el proyecto (ej., "Seguimiento Proyecto Lanzamiento Nuevo Producto").

• Organiza la información en tablas: Las tablas son ideales para estructurar la información del proyecto.

  

  Puedes crear tablas para:

  • Tareas: Lista de tareas, responsables, fechas límite, estado (pendiente, en progreso, completada).

  • Hitos: Fechas clave, descripción del hito, estado.

  • Riesgos: Descripción del riesgo, probabilidad, impacto, plan de mitigación.

  • Comunicación: Fechas de reuniones, temas tratados, acuerdos.

  • Utiliza formato condicional: Destaca visualmente el progreso del proyecto. Por ejemplo, puedes usar colores para indicar el estado de las tareas (verde para completadas, amarillo para en progreso, rojo para atrasadas).

• Inserta comentarios: Deja comentarios para aclarar dudas, dar feedback o sugerir mejoras en tareas específicas.

  

• Crea un índice (opcional): Si el documento es extenso, un índice al principio facilitará la navegación.

• Comparte el documento: Comparte el documento con todos los miembros del equipo, asegurándote de que tengan permisos de edición.

Consejos adicionales:

• Reuniones de seguimiento: Utiliza el documento como base para las reuniones de seguimiento del proyecto.

• Actualizaciones regulares: Asigna la responsabilidad de actualizar el documento periódicamente para mantener la información al día.

• Integración con Google Calendar: Marca los hitos importantes en Google Calendar para tener una visión general del cronograma del proyecto.

• Plantillas: Busca plantillas de seguimiento de proyectos en Google Docs para ahorrar tiempo y esfuerzo.

¡Optimiza la gestión de tus proyectos con Google Docs y lleva tu equipo hacia el éxito!

Claudia Buenahora - Lider del GEG Colonia del Sacramento.